Gutscheine für Mahlzeiten sind bis zu einem Wert von 8 Euro pro Arbeitstag steuer- und beitragsfrei, wenn die Gutscheine nur am Arbeitsplatz oder in einer Gaststätte zur dortigen Konsumation eingelöst werden können. Ein Lieferservice wird einer Gaststätte gleichgestellt. Können Gutscheine auch zur Bezahlung von Lebensmitteln verwendet werden, die nicht sofort konsumiert werden müssen, sind sie bis zu einem Betrag von 2 Euro pro Arbeitstag steuer- und beitragsfrei.
Übersteigt der Wert der abgegebenen Essensbons 2 Euro bzw. 8 Euro pro Arbeitstag, liegt hinsichtlich des übersteigenden Betrags einer steuerpflichtiger Sachbezug vor. Es können beispielsweise bei einer 5-Tage-Woche mit 220 Arbeitstagen pro Jahr 8 Euro bzw. 2 Euro x 220 ausgegeben werden.
Der Nachweis, dass der Arbeitnehmer maximal einen Essensgutschein pro Arbeitstag erhält, ist vom Arbeitgeber zu erbringen. Das ist die Voraussetzung dafür, dass bei einer Lohnabgabenprüfung die abgabenfreie Ausgabe der Essensbons anerkannt wird.
Ausgabe von Essensgutscheinen
Essensgutscheine können in Papierform, als Chipkarte, als digitaler Essensbon, als Prepaid-Karte oder über eine vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte App ausgegeben werden.
Mit der Verwendung von elektronischen Speichermedien (Chipkarte, digitaler Essensbon, App etc.) identifiziert sich der Arbeitnehmer (Voraussetzung für Steuerbefreiung) und erwirbt den unwiderruflichen Anspruch auf den Arbeitgeber-Zuschuss. Die Gutscheine für Mahlzeiten können kumuliert, ohne wertmäßiges Tageslimit, an jedem Tag (auch am Wochenende) eingelöst wer-den.
Das Angebot von Essensgutscheinen gilt als Instrument zur Mitarbeiterbindung.
Tipp: Stimmen Sie bei Fragen rund um die Gestaltung von freiwilligen Sozialleistungen im Unternehmen dies auch mit Ihrem Steuerberater ab, denn bereitgestellte Leistungen sind ein zentraler Punkt bei Lohnprüfungen. Ebenso ist darauf zu achten, dass kein unerwünschtes Dauerrecht hervorgeht, wenn Sie als Arbeitgeber diese Regelung einmal zurücknehmen möchten.
